Nachkalkulation im Handwerk: Was ein Auftrag wirklich bringt
Hat sich der Auftrag gelohnt? Die Nachkalkulation vergleicht Plan und Wirklichkeit. So führst du sie ein, ohne dass sie liegen bleibt.
Der Auftrag ist abgeschlossen, die Rechnung geschrieben, der Kunde zufrieden. Aber hat sich der Auftrag für deinen Betrieb gelohnt? Diese Frage beantwortet die Nachkalkulation. Sie vergleicht, was du geplant hast, mit dem, was tatsächlich angefallen ist. Viele Betriebe wissen, dass sie wichtig ist, und lassen sie trotzdem liegen, weil die Zahlen fehlen oder die Zeit.
In diesem Beitrag liest du, was zu einer Nachkalkulation gehört, wie du sie ohne großen Aufwand führst und was du aus ihr für das nächste Angebot lernst.
Vorkalkulation und Nachkalkulation: der Unterschied
Die Vorkalkulation entsteht vor dem Auftrag. Sie schätzt Arbeitsstunden, Material, Maschinen und Zuschläge und bildet die Grundlage für dein Angebot. Die Nachkalkulation entsteht nach dem Auftrag oder während er läuft. Sie setzt die tatsächlichen Werte ein und zeigt, wo du richtig lagst und wo nicht.
Erst beide zusammen ergeben ein Bild. Eine Vorkalkulation ohne Nachkalkulation bleibt eine Schätzung, die sich nie verbessert.
Was in die Nachkalkulation gehört
- Arbeitsstunden. Die größte Position in den meisten Gewerken. Entscheidend ist, dass jede Stunde dem richtigen Auftrag zugeordnet ist, inklusive Fahrzeit und Nacharbeit.
- Material. Was wurde tatsächlich verbaut, was kam zusätzlich dazu, was ging zurück?
- Maschinen und Geräte. Eigene Geräte mit ihren Stunden, gemietete mit ihren Kosten.
- Fremdleistungen. Subunternehmer, Entsorgung, Gerüst.
- Gemeinkosten. Als Zuschlag, so wie in der Vorkalkulation angesetzt, damit beide vergleichbar bleiben.
Warum die Nachkalkulation oft liegen bleibt
Der Hauptgrund ist fast immer derselbe: Die Zahlen kommen zu spät oder ungenau ins Büro. Wenn die Stunden erst Wochen später vom Stundenzettel abgetippt werden und das Material nur auf Lieferscheinen steht, wird die Nachkalkulation zur Detektivarbeit. Also verschiebt man sie, bis sie keiner mehr braucht.
Die Lösung liegt deshalb nicht in einer besseren Tabelle, sondern in der Erfassung: Wer Zeiten und Material gleich am Auftrag erfasst, hat die Nachkalkulation fast fertig, wenn der Auftrag endet. Wie das mit den Stunden gelingt, liest du in unserem Beitrag zur Stundenzettel-App.
Nachkalkulation in vier Schritten
- Vorlage festlegen. Nutze für Vor- und Nachkalkulation dieselbe Struktur. Nur so kannst du Position für Position vergleichen.
- Während des Auftrags erfassen. Stunden und Material laufend am Projekt buchen, nicht erst am Ende.
- Nach Abschluss vergleichen. Plan gegen Ist, je Position. Abweichungen ab einer selbst gewählten Schwelle schaust du dir genauer an.
- Lernen und anpassen. Wenn ein Gewerk regelmäßig länger dauert als geplant, passt du deine Kalkulationswerte an. So wird jedes Angebot genauer.
Was du aus der Nachkalkulation lernst
Eine gute Nachkalkulation zeigt mehr als Gewinn oder Verlust eines Auftrags. Sie zeigt, welche Auftragsarten sich lohnen und welche nicht, welche Kunden regelmäßig Mehraufwand verursachen und wo im Ablauf Zeit verloren geht. Mit diesem Wissen entscheidest du besser, welche Anfragen du annimmst und wie du sie anbietest.
Worauf du bei einer Kalkulationssoftware für Handwerker achten solltest
- Vor- und Nachkalkulation im selben System, mit Vorlagen, die du wiederverwendest.
- Verbindung zur Zeiterfassung, damit die Ist-Stunden nicht abgetippt werden müssen.
- Auswertung je Projekt, getrennt nach abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden.
- Anbindung an die Buchhaltung, damit Rechnungen und Zahlen zusammenpassen.
Kalkulation mit canou
In canou führst du Vor- und Nachkalkulation mit Vorlagen direkt am Auftrag. Die Kalkulation ist ab dem Plan Team enthalten, ebenso die Zeitauswertung mit gesamten, abrechenbaren und abgerechneten Stunden je Projekt und Person. Die Zeiterfassung selbst steckt in jedem Plan. Lexware Office lässt sich über den App-Katalog anbinden. Mehr dazu auf der Seite Aufträge abwickeln.
Willst du wissen, was deine Aufträge wirklich bringen? Registrier dich kostenlos bei canou oder buch dir die kostenlose 30-Minuten-Analyse, und wir schauen uns gemeinsam an, wie die Kalkulation in deinen Ablauf passt.
