Kundendaten in einer Tabelle, Anfragen im E-Mail-Postfach, Projekte in der nächsten Software und Informationen zu Mitarbeitern wieder an einer ganz anderen Stelle: In vielen Unternehmen sind über die Jahre verschiedene Lösungen für unterschiedliche Aufgaben entstanden.
Das funktioniert – kostet im Alltag aber Zeit. Informationen müssen mehrfach gepflegt werden, Mitarbeiter wechseln ständig zwischen verschiedenen Programmen und wichtige Daten sind nicht immer dort verfügbar, wo sie gerade gebraucht werden.
Mit canou lassen sich viele dieser Bereiche in einer zentralen Anwendung zusammenführen.
Weniger Insellösungen, mehr Überblick
canou vereint unterschiedliche Bereiche der täglichen Unternehmensorganisation in einem System. Dazu gehören unter anderem Kunden und Kontakte, Anfragen, Projekte, Vermietung, Verkauf, Lager, Personal, Kommunikation und Inhalte der eigenen Website.
Statt für jeden Bereich eine eigene Software zu verwenden, arbeiten die Mitarbeiter innerhalb einer gemeinsamen Plattform.
Der Vorteil: Informationen müssen nicht immer wieder neu gesucht oder eingegeben werden und wichtige Zusammenhänge bleiben leichter nachvollziehbar.
Kundendaten einmal anlegen und mehrfach nutzen
Ein einfaches Beispiel dafür ist das Adressbuch.
Legst du einen Kunden in canou an, kannst du diesen Datensatz anschließend auch für weitere Vorgänge verwenden – beispielsweise für eine Kalkulation, ein Projekt oder einen Mietvertrag.
Die Adresse muss dadurch nicht für jeden Vorgang erneut eingetippt werden. Statt mehrerer Kopien wird derselbe Kundeneintrag verwendet. Ändert sich beispielsweise eine Adresse, wird der zentrale Datensatz angepasst.
Gerade bei vielen Kunden und Projekten reduziert das doppelte Datenpflege und sorgt dafür, dass dein Team mit einer gemeinsamen Datengrundlage arbeitet.
Von der Anfrage bis zum Projekt zentral organisiert
Auch eingehende Anfragen können in canou verwaltet werden.
Anfragen, die über Formulare auf der Website eingehen, landen in den dafür vorgesehenen Listen. Dabei können unterschiedliche Anfragearten getrennt voneinander organisiert werden – beispielsweise allgemeine Anfragen, Bewerbungen, Feedback, Serviceanfragen oder Terminwünsche.
Soll aus einer Anfrage später ein Auftrag entstehen, können die weiteren Schritte ebenfalls innerhalb von canou organisiert werden.
Für ein kaufmännisches Angebot wird eine Kalkulation angelegt und der entsprechende Kunde aus dem Adressbuch ausgewählt. Anschließend kann für die Umsetzung ein Projekt mit demselben Kundendatensatz erstellt werden.
So bleiben die einzelnen Arbeitsschritte klar voneinander getrennt, während zentrale Kundendaten nicht immer wieder neu erfasst werden müssen.
Projekte mit Aufgaben, Zeiten und Ressourcen organisieren
Ist ein Projekt angelegt, beginnt die eigentliche Organisation der Arbeit.
In canou können Aufgaben zum Projekt verwaltet, Zeiten geplant und tatsächlich geleistete Stunden erfasst werden. Auch verbrauchte Ressourcen wie Materialien oder Maschinen lassen sich dem Projekt zuordnen.
Damit entsteht eine zentrale Übersicht über wichtige Informationen rund um die Umsetzung.
Statt Projektinformationen auf Zetteln, in Excel-Tabellen, Chats und unterschiedlichen Programmen zu verteilen, können Mitarbeiter auf einer gemeinsamen Grundlage arbeiten.
Jeder Mitarbeiter arbeitet in seinem Bereich
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt im Alltag dieselben Informationen.
Während das Büro beispielsweise mit Kunden, Kalkulationen, Lager oder Personal arbeitet, benötigt ein Mitarbeiter vor Ort vor allem Informationen zu Projekten, Aufgaben und Zeiten.
Über Berechtigungsgruppen kann deshalb festgelegt werden, welche Bereiche einem Benutzer zur Verfügung stehen. Bereiche, für die keine Berechtigung besteht, bleiben in der Navigation sichtbar, können jedoch nicht geöffnet werden.
So lässt sich canou an unterschiedliche Aufgaben und Rollen innerhalb des Unternehmens anpassen.
Auch verschiedene Unternehmensbereiche zentral abbilden
canou beschränkt sich dabei nicht nur auf klassische Projektverwaltung.
Neben Kunden, Anfragen und Projekten gehören beispielsweise auch Web, Vermietungen, Dokumente, Verkauf, Lager, Kommunikation und Personal dazu.
Dadurch kann canou mit den Anforderungen eines Unternehmens mitwachsen.
Ein Betrieb kann beispielsweise zunächst mit der Verwaltung von Kunden und Anfragen beginnen und später weitere Bereiche wie Projekte, Lager oder Personal in seine Abläufe integrieren.
Weniger doppelte Datenpflege im Arbeitsalltag
Der entscheidende Vorteil einer zentralen Unternehmenssoftware liegt nicht darin, möglichst viele Funktionen zu haben.
Entscheidend ist, dass Informationen dort zusammenkommen, wo Mitarbeiter täglich mit ihnen arbeiten.
Ein Kunde muss nicht für jeden Vorgang neu angelegt werden. Projektinformationen müssen nicht zwischen verschiedenen Programmen zusammengesucht werden. Und Mitarbeiter arbeiten nicht mit fünf unterschiedlichen Systemen für fünf unterschiedliche Aufgaben.
So hilft canou dabei, Insellösungen zu reduzieren und Unternehmensprozesse Schritt für Schritt zentraler zu organisieren.
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