Eine Bewerbung kommt über die Website rein, kurz darauf folgt eine Angebotsanfrage und wenig später meldet ein Kunde ein Problem.
Alles sind Anfragen – aber jede davon erfordert einen anderen Ablauf.
In einem klassischen Sammelpostfach landen sie trotzdem schnell nebeneinander. Dann beginnt die eigentliche Organisation: Was ist neu? Was wird bereits bearbeitet? Wie weit ist eine Bewerbung? Und welche Serviceanfrage wartet noch auf eine Rückmeldung?
Mit canou werden unterschiedliche Anfragearten getrennt voneinander verwaltet und mit passenden Bearbeitungsschritten organisiert.
So wird aus einem unsortierten Eingang ein klarer Prozess.
Nicht jede Anfrage ist gleich
Eine Bewerbung muss geprüft werden. Bei einer Angebotsanfrage geht es um einen möglichen Auftrag. Eine Serviceanfrage benötigt wiederum einen ganz anderen Ablauf.
Genau deshalb unterscheidet canou verschiedene Anfragearten.
Im Bereich „Anfragen“ stehen acht getrennte Listen zur Verfügung:
allgemeine Anfragen
Bewerbungen
Feedback
Angebotsanfragen
Kursanfragen
Veranstaltungsanfragen
Serviceanfragen
Terminanfragen
So landen unterschiedliche Anliegen nicht einfach gemeinsam in einer langen Liste, sondern können passend zu ihrem Zweck organisiert werden.
Von der Website direkt in die passende Liste
Der Prozess beginnt bereits beim Formular auf deiner Website.
Beim Einbinden wird festgelegt, in welche Anfrageart die Einsendungen eines Formulars übertragen werden sollen.
Ein Bewerbungsformular kann beispielsweise Bewerbungen in die entsprechende Liste senden, während ein Formular für Störungsmeldungen seine Eingänge als Serviceanfragen übermittelt.
Sobald jemand das jeweilige Formular abschickt, landet die Anfrage in dem dafür vorgesehenen Bereich von canou.
Damit steht von Anfang an fest, um welche Art von Anfrage es sich handelt.
Das erleichtert die weitere Bearbeitung und reduziert den Aufwand, Eingänge erst manuell sortieren zu müssen.
Eigene Bearbeitungsschritte für unterschiedliche Abläufe
Die Trennung nach Anfragearten ist aber nur der erste Schritt.
Jede der acht Listen verfügt über eine eigene Statusverwaltung. Die einzelnen Bearbeitungsschritte lassen sich umbenennen, neu sortieren und ergänzen.
Denn eine Bewerbung durchläuft schließlich andere Phasen als eine Terminanfrage.
Bei Bewerbungen können die Schritte beispielsweise von „Eingegangen“ über „In Prüfung“ und „Eingeladen“ bis zu „Eingestellt“ oder „Abgelehnt“ reichen.
Eine Terminanfrage kann dagegen über Schritte wie „Neu“, „Bestätigt“, „Wahrgenommen“ oder „Abgesagt“ organisiert werden.
So lässt sich der Bearbeitungsstand einer Anfrage direkt in canou abbilden, anstatt ihn über Notizen oder einzelne E-Mails nachvollziehen zu müssen.
Auch mehrere Formulare bleiben übersichtlich
Unternehmen haben häufig nicht nur ein einziges Kontaktformular.
Vielleicht gibt es ein Formular für allgemeine Kontaktanfragen, eines für eine bestimmte Leistung und weitere Formulare für Bewerbungen oder Servicefälle.
In canou können innerhalb einer Anfrageliste die aktiven Formulare angezeigt werden, über die bereits entsprechende Anfragen eingegangen sind.
Liegt bei einem Formular noch etwas im definierten Eingangsschritt, erscheint daneben eine Zahl. So lässt sich erkennen, bei welchen Formularen aktuell Eingänge auf Bearbeitung warten.
Eine Anfrage öffnen – relevante Informationen zusammen sehen
Öffnest du eine Anfrage, findest du die übermittelten Formularinhalte direkt im Vorgang.
Die Antworten aus dem Formular werden übersichtlich dargestellt. Daneben können – abhängig von der jeweiligen Anfrageart – weitere Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, mitgeschickte Dateien und der aktuelle Bearbeitungsschritt stehen.
Dadurch muss dein Team nicht erst unterschiedliche Nachrichten zusammensuchen, um herauszufinden, was ein Interessent, Bewerber oder Kunde übermittelt hat.
Die Informationen stehen direkt bei der jeweiligen Anfrage zur Verfügung.
Kontakte bei bestimmten Anfragen direkt zuordnen
Bei allgemeinen Anfragen und Terminanfragen bietet canou zusätzlich die Möglichkeit, einen Kontakt im Adressbuch zuzuordnen oder anzulegen.
Dafür kann am jeweiligen Formular die Einstellung „Person automatisch anlegen“ aktiviert werden.
canou prüft dann anhand der E-Mail-Adresse innerhalb der Organisation, ob bereits ein passender Kontakt vorhanden ist. Ist das der Fall, wird die Anfrage diesem Kontakt zugeordnet. Andernfalls kann ein neuer Kontakt entstehen.
Anfragen nicht nur empfangen, sondern strukturiert bearbeiten
Eine Website kann zahlreiche Kontaktpunkte besitzen. Entscheidend ist deshalb nicht nur, dass Anfragen digital eingehen. Ebenso wichtig ist, was danach mit ihnen passiert.
Mit getrennten Anfragearten und individuellen Bearbeitungsschritten schafft canou eine Grundlage dafür, unterschiedliche Anliegen passend zu ihrem jeweiligen Prozess zu organisieren. Das macht aus einem einfachen Formulareingang einen strukturierten Arbeitsbereich.
Gerade wenn regelmäßig viele unterschiedliche Anfragen eingehen, kann ein gemeinsames Postfach schnell unübersichtlich werden.
Mit canou können Bewerbungen, Angebotsanfragen, Servicefälle, Feedback und weitere Anliegen getrennt verwaltet werden. Bearbeitungsschritte zeigen, in welcher Phase sich ein Vorgang befindet, und die Formularzuordnung hilft dabei, Eingänge weiter zu strukturieren.
So weiß dein Team nicht nur, dass eine Anfrage eingegangen ist – sondern auch, wo sie hingehört und in welchem Bearbeitungsschritt sie sich befindet.
Jetzt deine Anfragen mit canou strukturieren
Wir zeigen dir, wie du unterschiedliche Anfragearten über deine Website erfassen und die anschließende Bearbeitung in canou organisieren kannst.
Ob Kontaktanfrage, Bewerbung, Angebotsanfrage oder Servicefall: Gemeinsam schauen wir, wie sich deine bestehenden Anfragewege sinnvoll digital abbilden lassen.
Jetzt canou kennenlernen und Anfragen strukturiert verwalten.
