Zettelchaos vermeiden: So behältst Du den Überblick über Deine Aufträge

Wenn Zettel verloren gehen oder Absprachen vergessen werden, wird’s schnell unübersichtlich. Hier erfährst Du, wie Du Projekte klar strukturierst und Aufgaben im Blick behältst – auch ohne Papierkram.

Wer im Handwerk arbeitet, kennt das: Auf dem Schreibtisch stapeln sich Notizen, Auftragszettel hängen an der Wand oder fliegen lose durchs Auto. Und wenn’s schnell gehen muss, wird eben was auf den Karton geschrieben. Klar, das funktioniert – irgendwie. Aber spätestens bei mehreren Baustellen gleichzeitig wird’s unübersichtlich.

Wie kann man also Projekte so organisieren, dass nichts verloren geht und jeder weiß, was zu tun ist?

1. Projekte klar strukturieren – nicht alles in einen Topf werfen

Ein häufiger Fehler: Es gibt nur einen großen Auftragszettel oder eine Baustellenmappe – und da steht alles drin. Besser ist es, den Auftrag in Teilaufgaben zu zerlegen. Zum Beispiel:

• Vorbereitung

• Materiallieferung

• Rohbau

• Einbau Fenster

• Abnahme

So kann man Schritt für Schritt abarbeiten und auch einfacher erkennen, wenn was fehlt oder stockt. Jeder Kollege weiß genau, was gerade dran ist – und was schon erledigt wurde.

2. Informationen zentral sammeln – für alle erreichbar

Nichts ist nerviger, als wenn ein wichtiger Zettel im falschen Auto liegt. Oder der Kollege gerade nicht erreichbar ist, der „alles im Kopf“ hatte.

Ob per Notizbuch, Whiteboard oder digitaler Lösung: Es hilft, wenn alle Informationen an einem Ort gesammelt werden, auf den alle zugreifen können. Dazu gehören:

• Aufgabenlisten

• Zuständigkeiten

• Zeiten

• Materialbedarf

• externe Leistungen (z. B. Gerüstbauer, Elektriker)

3. Dokumentation nicht aufschieben

Ein typischer Zeitfresser: Die Nacharbeit am Freitag. Stunden müssen zusammengetragen, Material aufgelistet und Leistungen rückwirkend dokumentiert werden. Das frisst Zeit und geht oft auf Kosten der Genauigkeit.

Besser: Die Informationen direkt bei der Aufgabe erfassen – möglichst dann, wenn sie anfallen. Ob klassisch mit Stift oder direkt digital – Hauptsache, es verschwindet nichts und wird nicht vergessen.

4. Digitale Hilfe: Projekte und Aufgaben clever verwalten

Wenn Du mehrere Baustellen oder Teams hast, lohnt sich ein Blick auf digitale Werkzeuge. Tools wie canou helfen dabei, Projekte übersichtlich zu planen, Aufgaben zuzuweisen und alles zu dokumentieren – direkt am Handy oder Rechner.

In canou kannst Du zum Beispiel:

• Projekte in Aufgaben aufteilen

• Stunden, Material, Maschinen und Fremdleistungen direkt bei der Aufgabe buchen

• den Projektfortschritt jederzeit einsehen

Das spart nicht nur Papier, sondern auch viele Nachfragen im Alltag.

Ordnung auf der Baustelle beginnt mit Ordnung im Projekt. Wer Aufgaben klar aufteilt, Infos zentral sammelt und frühzeitig dokumentiert, hat am Ende weniger Stress – und liefert verlässlicher ab.